Η σχετική νομοθεσία και οι διάφοροι εγκύκλιοι που κατά καιρούς έχουν εκδοθεί προβλέπουν ότι οι μελέτες εγκαταστάσεων αμοίβονται για τους χώρους τους οποίους εξυπηρετούν. Έτσι το πρόγραμμα επιτρέπει να εξαιρέσουμε τον προϋπολογισμό κάποιου χώρου από κάποιες μελέτες (π.χ. το υπόγειο δεν λαμβάνεται υπ' όψιν στη μελέτη ανυψωττικών). Επίσης προκειμένου το πρόγραμμα να μπορεί να αντιμετωπίσει σύνθετες περιπτώσεις έργων όπως τυπικά είναι η "Αλλαγή Χρήσης", επιτρέπει κάθε χώρος να λαμβάνονται υπ' όψιν στον υπολογισμό της Δαπάνης κάποιων εργασιών και σε άλλες όχι. Στις περιπτώσεις αυτές πρακτικά έχουμε όχι ένα αλλά περισσότερους προϋπολογισμούς στο ίδιο έργο (Διαφορά Προϋπολογισμών, Νέας Χρήσης, Προσθήκης, Διαρρύθμισης κλπ). Στο σύστημα του ΤΕΕ όμως ο προϋπολογισμός είναι μονοσήμαντα ορισμένος και δεν επιτρέπει να εξαιρεθούν κάποιοι χώροι από κάποιες μελέτες. Και μάλιστα το ΤΕΕ ελέγχει και απαιτεί η δαπάνη για κάθε εργασία να είναι τουλάχιστο όση η Συμβατικά προσδιοριζόμενη (π.χ. 5%·Π για θερμομόνωση). Έχουμε 2 τρόπους να αντιμετωπίσουμε μια τέτοια περίπτωση: α) Να επικοινωνήσουμε με το ΤΕΕ και να τεκμηριώσουνμε το αίτημά μας και να ζητήσουμε να δωθεί χειροκίνητα έγκριση στο έργο. β) Να δώσουμε στο συμβατικό προϋπολογισμό ένα χώρο από αυτούς που έχουν μηδενικό Συντελεστή Επιρροής - ΣΕ (οι οποίοι έχουν προστεθεί από το ΤΕΕ και όχι από το νομοθέτη) και να δηλώσουμε ότι στο xml θα εξαχθούν μόνο οι χώροι με ΣΕ=0.0. Με τον τρόπο αυτό στην πραγματικότητα δηλώνουμε ότι ο ένας και μοναδικός προϋπολογισμός του ΤΕΕ έχει τιμή Π=0,00€. Έτσι κάθε έλεγχος ελάχιστης δαπάνης πλέον περνάει αφού οποιαδήποτε δαπάνη είναι μεγαλύτερη από 0,00€. ΠΡΟΣΟΧΗ: στην περίπτωση (β) στο σύστημα του ΤΕΕ μέσω του xml υποβάλονται μόνο οι χώροι με ΣΕ=0.0 οπότε και στο pdf με την ανάλυση του τρόπου υπολογισμού του ΤΕΕ δεν θα φαίνονται οι υπόλοιποι χώροι. Ίσως αυτό δημιουργήσει ζήτημα κατά τον έλεγχο στην αρμόφια πολεοδομία.

Στο πρόγραμμα υπάρχουν δύο διαθέσιμα αρχεία από τα οποία μπορούμε να επιλέξουμε να λαμβάνονται οι εργασίες και οι τιμές μονάδος. Αυτά είναι: Το atoe_ika_official.txt με τιμές από το ΑΤΟΕ 89 όπως δόθηκαν στην εγκύκλιο 8/90. Αυτό είναι και το προκαθορισμένο. Το atoe_ika_common.txt με τιμές που παρ' όλο που χρησιμοποιούνται σε πολλές πολεοδομίες, δεν υπάρχουν σε κάποιο επίσημο ΑΤΟΕ.
Συνεπώς οι διαφορές πιθανότατα προκύπτουν λόγω διαφορετικών εργασιών και τιμών μονάδος τις οποίες χρησιμοποιεί η πολεοδομία σε σχέση με αυτές που έχουμε συντάξει τον αναλυτικό προϋπολογισμό. Για να δηλώσουμε ποιο αρχείο θα χρησιμοποιείται για τους αναλυτικούς προϋπολογισμούς, πάμε στο φύλλο «Συντελεστές», σελίδα «Διάφοροι» και Ιδιότητα «Αναλυτικό Τιμολόγιο & Πίνακας 3».

Προϋπολογισμός προκύπτει από τις εργασίες οι οποίες συμπεριλαμβάνονται στον κατάλογο εργασιών ΑΤΟΕ και έχουν τον αντίστοιχο κωδικό, ενώ ημερομίσθια προκύπτουν από τις εργασίες οι οποίες συμπεριλαμβάνονται στον κατάλογο εργασιών ΙΚΑ και έχουν τον αντίστοιχο κωδικό. Ανάλογα λοιπόν με το αν μια εργασία έχει κωδικό ΑΤΟΕ ή/και κωδικό ΙΚΑ εμφανίζει το πρόγραμμα προϋπολογισμό ή/και ημερομίσθια.

Σε πολλές περιπτώσεις οι περιγραφή της εργασίας στον κατάλογο εργασιών ΑΤΟΕ είναι διαφορετική από την περιγραφή στον κατάλογο του ΙΚΑ κι επομένως για να μην υπάρχουν κωλύματα στις υπηρεσίες δίνουμε δύο φορές την ίδια ποσότητα και στον κωδικό του ΑΤΟΕ, για τον προϋπολογισμό της εργασίας, και στον κωδικό της αντίστοιχης εργασίας του ΙΚΑ, για τα ημερομίσθια.Βλέπε και την απάντηση στο προηγούμενο ερώτημα Β.3.

Στο φύλλο «Προϋπολογισμοί» και στην σελίδα «Συνολικός» μπορούμε να εισάγουμε στο πεδίο «Οριζόμενος (συμβατική κατανομή)» το ποσό του προϋπολογισμού που επιθυμούμε για τον υπολογισμό των εισφορών και των αμοιβών. Στην συνέχεια πατώντας το πλήκτρο «Εργασίες στις οποίες λαμβάνεται υπ' όψιν ο Οριζόμενος Προϋπολογισμός» ενεργοποιούμε στον διάλογο που εμφανίζεται τις εργασίες οι οποίες επιθυμούμε να ληφθούν υπ' όψιν στον προϋπολογισμό. Να σημειώσουμε εδώ ότι η κατανομή του ποσού θα γίνει σύμφωνα με την συμβατική κατανομή που επιβάλει ο νόμος. Αν θέλουμε να κατανείμουμε με διαφορετικά ποσοστά τον προϋπολογισμό στις εργασίες, ή αν έχουμε συντάξει αναλυτικά τον προϋπολογισμό για κάθε εργασία (π.χ. με τρέχων ΑΤΟΕ΄στο Excel), μπορούμε στο φύλλο «Αμοιβές» και στην σελίδα «Εργασιών» να εισάγουμε στην στήλη «Δαπάνη» το δαπάνη με την οποία θα υπολογιστεί η αμοιβή κάθε εργασίας χωρίστά. Στην περίπτωση αυτή το πρόγραμμα αναγράφει τη δαπάνη και το ποσοστό κατανομης με κόκκινο χρώμα. Με τον τρόπο αυτό μα προειδοποιεί ότι δεν αντιστοιχεί η δαπάνη στο συμβατικό ποσοστό.

Στο σύστημα του ΤΕΕ οι κατηγορίες των μελετών εγκαταστάσεων είναι προεπιλεγμένες και δεν μπορούν να αλλάξουν. Το αρχείο xml δεν θα γίνει δεκτό αν μεταβάλετε τις προεπιλεγμένες κατηγορίες των μελετών εγκαταστάσεων. Με τις τελευταίες αλλαγές ωστόσο στο σύστημα του ΤΕΕ προστέθηκε η εργασία "Λοιπές Η/Μ Εργασίες" για την οποία η κατηγορία μπορεί να αλλαάξει σε I,II, III ή IV και για την οποία δεν υπάρχει προκαθορισμένο συμβατικό ποσοστό κατανομής. ¨Ετσι με την εργασία αυτή μπορούμε να περάσουμε οποιαδήποτε μελέτη ή επίβλεψη εγκατάστασης. Ωστόσο θα πρέπει να δώσουμε εμείς τη δαπάνη για την εργασία αυτή αφού το συμβατικό ποσοστό κατανομής είναι αρχικά 0.0%.

Οι χώροι κατηγορίας "44. Αντικατάσταση Στέγης" συμμετέχουν αυτόματα με το 100% του προϋπολογισμού τους στη δαπάνη για τη μελέτη φέρουσας κατασκευής και δεν χρειάζεται ο χρήστης να κάνει κάτι ιδιαίτερο. Στην περίπτωση αυτή το έργο θεωρείται προσθήκη και οι αμοιβές προσαυξάνονται 30%. Όταν έχουμε αντικατάσταση ή προσθήκη στέγης, θα πρέπει να δηλωθεί εδώ το είδος του έργου, ενώ θα πρέπει και στο συμβατικό να δοθούν τα τετραγωνικά στην κατηγορία 44.

Η Τιμή Ζώνης (ΤΖ) αφορά μόνο τον προσδιορισμό του Ελάχιστου Κόστους Κατασκευής (Ε.Κ.Κ.Ο) και μάλιστα μόνο πολυκατοικίες, γραφεία και καταστήματα. Η τιμή ΤΖ μπορεί να συμπληρωθεί στο κεφάλαιο «Συντελεστής Ζώνης» του φύλλου «Έργο» αλλά και στο σχετικό φύλλο του ΕΚΚΟ. Οι Τιμές Ζώνης στο πρόγραμμα είναι διαθέσιμες στην ενότητα Ε.Κ.Κ.Ο. που βρίσκεται στο φύλλο «Βοήθεια». Η Τιμή Εκκίνησης Ζώνης είναι αυτή της 1ης Εφαρμογής του Νόμου, και όχι η τρέχουσα και συναντάται επίσης στο φύλλο «Έργο» στον διάλογο που ανοίγει πατώντας το πλήκτρο «Υπολογισμός ΣΖ». Η Μέση Τιμή Ζώνης είναι ο μέσος όρος των τιμών κόστους των Ζωνών μιας περιφέρειας. Τις τιμές αυτές μπορεί κανείς να τις δει ή να τις τροποποιήσει στο φύλλο «Συντελεστές» και στην σελίδα «Ε.Κ.Κ.Ο.», ή με την διαδικασία αυτόματης ενημέρωσης συντελεστών online.

Ο Συντελεστής Ζώνης αφορά μόνο κατοικίες, γραφεία και καταστήματα. Η τιμή του συντελεστή ζώνης που επιλέγουμε εφαρμόζεται μόνο για τον υπολογισμό του προϋπολογισμού από τον οποίο θα προκύψουν οι εισφορές του ιδιοκτήτη. Για τον προϋπολογισμό των αμοιβών το ΤΕΕ επιβάλει ο Συντελεστής Ζώνης να είναι έχει πάντα τιμή Σ.Ζ.=1.0.

Σε κάθε περίπτωση έργου, για να γίνει δεκτό ένα xml στο σύστημα του ΤΕΕ, θα πρέπει να δοθεί η συνολική επιφάνεια του έργου. Για τα έργα των οποίων ο προϋπολογισμός συντάσσεται σύμφωνα με το ΑΤΟΕ, προβλέπονται ειδικές κατηγορίες χώρων στο συμβατικό προϋπολογισμό για τις οποίες ο ειδικός συντελεστής Ε.Σ. έχει μηδενική (0) τιμή. Θα πρέπει να συμπληρώσουμε κάποια επιφάνεια σε μια από αυτές τις κατηγορίες ακόμα και αν δεν συντάσσουμε εμβαδομετρικό προϋπολογισμό. Τις ειδικές κατηγορίες αυτές μπορούμε να τις προσθέσουμε κάνοντας διπλό κλικ στο σχετικό κελί του πίνακα στην σελίδα «Συμβατικός» του φύλλου «Προϋπολογισμοί».

Το ΤΕΕ έχει μονοσήμαντα ορισμένο τον προϋπολογισμό κάθε έργου. Με αυτόν τον ένα και μοναδικό προϋπολογισμό, έστω Π, ελέγχει τις δαπάνες για να εξασφαλίσει ότι για κάθε μελέτη ή επίβλεψη η δαπάνη είναι τουλάχιστο όση η συμβατικά προσδιοριζόμενη. Έτσι ελέγχει για παράδειγμα ότι για την φέρουσα κατασκευή η δαπάνη Δ είναι μεγαλύτερη ή ίση του 30% του προϋπολογισμού Π, ή ότι για την θερμομόνωση η δαπάνη Δ είναι μεγαλύτερη ή ίση του 5% του προϋπολογισμού Π. Ωστόσο, σε σύνθετα έργα όπως η αλλαγή χρήσης ο προϋπολογισμός του έργου δεν είναι ένας αλλά περισσότεροι, πχ άλλος για διαρρύθμιση, άλλος για προσθήκη κλπ. Έτσι προστέθηκαν οι χώροι με Συντελεστή Επιρροής (Σ.Ε.) = 0 έτσι ώστε να έχουμε Π = 0€. Οπότε κάθε έλεγχος για ελάχιστη δαπάνη πλέον «περνάει» (Δ = 30%Π.) Στην πραγματικότητα είναι ένα «τέχνασμα» για να υποβάλουμε οποιεσδήποτε δαπάνες χωρίς να μπορεί να γίνει κάποιος έλεγχος από το σύστημα.